Tips om een meeting te leiden

Vooraf het Vergaderen Utrecht Centraal, is het belangrijk dat je je goed voorbereidt. Bepaal van tevoren welk doel de meeting heeft, en welke beslissingen er gemaakt moeten worden. Moet er gebrainstormd worden, of gaat het alleen om het informeren over een bepaalde zaak. Nodig alleen de personen uit die nodig zijn en wijs een notulist aan. Laat iedereen vooraf een agendapunt aandragen en lees deze door voordat je de meeting begint. Als het veel punten zijn, dan kun je ze labelen in groepen. Begin met de lichte onderwerpen, en ga daarna pas naar de zwaardere punten. Hierdoor kan iedereen zijn aandacht erbij houden. 

Leid de vergadering 

Een meeting is geen theekransje, zorg er daarom voor dat je straight tothe point bent. Als voorzitter van de meeting moet je ervoor zorgen dat de gesprekken niet afdwalen en let je op de tijd. Hiervoor zijn goede communicatie vaardigheden belangrijk. Als iemand een punt aandraagt, moet die dat zelf toelichten. Ondertussen werk jij naar de conclusie toe. Als een punt is afgerond, dien je de conclusie te herhalen voor je verdergaat. 

Eerlijk verdelen 

Als voorzitter zorg je ervoor dat iedereen zijn zegje kan doen en dat niet steeds dezelfde personen de meeting domineren. Als een bepaald onderwerp voor veel weerstand zorgt, dan kun je een aparte afspraak maken in de Vergaderlocatie Utrecht Centraal voor degenen die erbij betrokken zijn. De deelnemers hoeven niet bij de hele vergadering te zijn. Laat iemand vertrekken zodra hij zijn bijdrage geleverd heeft. 

Afspraken vastleggen 

Stel afspraken op die voor iedereen haalbaar zijn en wijs iemand aan die hierop toeziet. De notulist zijn taak is vrij intensief, waardoor hij geen deel uitmaakt van de meeting.Tijdens de vergadering maakt hij alleen notities, maar na de meeting kijkt hij erop toe of iedereen zich aan de afspraken houdt. 

Rondvraag  

Je kunt zelf bepalen of je wel of niet een rondvraag doet. Hierover zijn de meningen verdeeld. Als je een rondvraag houdt, dan is het belangrijk dat deze heel kort is. Je controleert alleen of iedereen snapt wat er beslist is. Hierbij is geen ruimte voor andere agendapunten, discussies of iemand die nog een heel verhaal wil houden. Vermijd onderwerpen die niet relevant zijn aan het doel van de vergadering. Die horen niet in een rondvraag. Wat wel goed is, is evalueren. Vraag hoe iedereen de vergadering vond en of ze nog feedback hebben. Dit kun je meenemen naar een volgende meeting.