Controle rittenregistratie? Zo komt u er eenvoudig doorheen

“De Belastingdienst controleert op een sluitende rittenregistratie”. U heeft deze zin vast al vaker gehoord. Maar wat betekent dat nou eigenlijk? Wat houdt een controle vanuit de Belastingdienst in? En belangrijker: waar moet u zich op voorbereiden zodat u fluitend door de controle heen komt. We geven onderstaand antwoord op deze vragen. Want weet wel… de boetes van de Belastingdienst kunnen hoog oplopen.

Waarom controleert de Belastingdienst?

De rittenregistratie is voor de Belastingdienst een controlemiddel voor het privégebruik van de auto van de zaak. Als een zakelijke auto ook privé wordt gebruikt geldt de bijtelling en hoeft er geen rittenregistratie te worden bijgehouden. Wilt u geen bijtelling betalen, dan mag u op jaarbasis maximaal 500 kilometer met de auto van de zaak privé rijden. En hier controleert de Belastingdienst grondig op.

Hoe controleert de Belastingdienst?

Er worden op verschillende manieren controles uitgevoerd. We beschrijven ze hieronder:

1. Kentekens scannen Dit is een vorm van controle waarbij willekeurig kentekens worden gescand. Dit kan bijvoorbeeld op de parkeerplaats bij Ikea of bij pretparken zijn. Vervolgens wordt er gekeken of er bijtelling betaald wordt voor de gescande auto. Stel dat er geen bijtelling betaald wordt en de auto op zaterdagochtend bij de Efteling wordt gescand, dan roept dit vragen op bij de Belastingdienst. Dit kan een aanleiding zijn om een controle te doen op de rittenregistratie.
2. Willekeurige steekproeven Zonder enige aanleiding kan er gevraagd worden of u de rittenregistratie aanlevert. Er wordt dan gecontroleerd of de rittenregistratie klopt, er niet meer dan 500 kilometer privé is gereden en of het karakter van de ritten (privé of zakelijk) juist is. Om dit te onderbouwen kan de Belastingdienst ook vragen naar agendapunten, tankbonnen en parkeerbonnetjes.
3. Overige controles Tot slot kan de Belastingdienst een algemene controle op het bedrijf doen, waarmee zij ook direct de administratie van de voertuigen controleert.

Voorkom problemen

Dient u zelf of uw werknemer(s) een rittenregistratie bij te houden, maak dan gebruik van een GPS rittenregistratiesysteem. Er wordt een klein kastje in de auto gemonteerd die automatisch alle ritten registreert. Naast dat dit in de administratie veel tijd scheelt, bent u bovendien verzekert van een volledig sluitende rittenregistratie. Let hierbij wel op dat u een rittenregistratiesysteem met Keurmerk Ritregistratiesystemen neemt, zodat u voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst.