Teamontwikkeling, de ultieme tips voor samenwerken

Waarschijnlijk heb je het al eens meegemaakt. Je solliciteert, wordt aangenomen en dan opeens hoor je bij een team. Echter je teamleden zijn meestal vreemde mensen voor jou waar je dan ineens mee moet gaan samenwerken. De wijze waarop je geacht wordt dat te gaan doen, is gebaseerd op je functiebeschrijving en al dan niet vastgelegde procedures en afspraken die eerder zijn gemaakt. Hoewel er doordat jij er bij bent gekomen er zich feitelijk een nieuw team vormt, is er met dat inwerken in onze ogen toch geen sprake van teamontwikkeling.

Iemand inwerken in een team is géén teamontwikkeling!

Dit komt omdat je bij het inwerken in een bestaande groep terecht komt en deze is dan op zich leidend. Meestal doet de nieuwe niets anders dan het gaatje vullen dat gevallen is na het afscheid van zijn/haar voorganger. Hoe meer je een kopie bent, tenminste als ze tevreden over je voorganger waren, hoe geruislozer de overgang gaat. Of als ze niet tevreden waren met je voorganger, hoe meer je dingen anders doet, hoe tevredener ze zijn.

Wat het lastig maakt is dat je ook jezelf meebrengt, vaak wordt dat vergeten en onvoldoende gebruik van gemaakt. Sterker nog als je pech hebt blijft iedereen doen wat de voorganger deed en dan laat je waarschijnlijk veel mogelijkheden liggen. Bij teamontwikkeling kijk je verder.

Waarom teamontwikkeling?

Bij teamontwikkeling ga je op zoek naar de mogelijkheden van het team en wat je als teamlid voor elkaar kunt doen om elkaar te helpen. Het antwoord op de vraag waarom teamontwikkeling is eenvoudig. Door aandacht te besteden aan teamontwikkeling zorg je er voor dat de teamleden weten wat ze moeten doen om optimaal te kunnen samenwerken. Niets meer en niets minder. Veel organisaties weten dat dat aanpassen best lastig is en organiseren voor de inwerkperiode een maatje waar je met je vragen terecht kunt. Vervolgens is het aan jou om je plekje te vinden binnen de inwerkperiode. Als dat lukt dat dan krijg je een vaste aanstelling. Zo niet dan kun je wat anders gaaan zoeken. Dit is meestal de praktijk en dat verstaan we niet onder teamontwikkeling.

Bij teamontwikkeling kijk je naar de (on)mogelijkheden van alle teamleden!

Bij teamontwikkeling ga je juist met een frisse blik op zoek naar de mogelijkheden en onmogelijkheden van alle teamleden en stem je die op elkaar af. Cruijff zie ooit eens: “Ik ben niet op zoek naar de 11 beste voetballers maar op zoek naar het beste team. Bij een goed team maken de teamleden elkaar beter. Ze vullen elkaar aan en zijn ook bereid voor elkaar te werken. Dat is een team dat kan winnen.” Daarom is het ook goed om als team regelmatig eens terug te kijken en daar van te leren. Maar ook vooruit wat er in de toekomst wordt verwacht en hoe je daar door gebruik te maken van de aanwezige talenten op in kunt spelen. Om vervolgens de onderlinge afstemming te optimaliseren.

Dát noemen we teamontwikkeling. In deze bijdrage geven we tips voor teamontwikkeling. Wat kun je als team/organisatie doen om het goed en plezierig samenwerken in je team te bevorderen. Wat moet je absoluut wél doen in het kader van teamontwikkeling en wat vooral niet? Als je dat wil weten, handige tips wil en handvatten hoe de onderlinge samenwerking in je team bespreekbaar te maken,  lees dan deze bijdrage.

De woorden teamontwikkeling, samenwerken, samenwerken verbeteren en teamtraining worden 15.000 keer per week ingetikt bij Google. Dit geeft aan dat er veel vragen zijn over samenwerken en communiceren en duidt er wat ons betreft op dat het allemaal blijkbaar niet zomaar vanzelf gaat. Toch ken je waarschijnlijk wel iemand die altijd in een fijne klas zit, altijd attente behulpzame buren heeft, altijd aansluit bij een leuk reisgezelschap, altijd fijne collega’s heeft, etc. etc… Dan ken je waarschijnlijk ook wel iemand die altijd pech lijkt te hebben en het tegenovergestelde mee maakt.

Heb je een vraag als team, kijk dan eens bij onze teamtrainingen.

Een goede samenwerking is gebaseerd op aandacht voor elkaar!

Hoe kan het nu dat de een altijd geluk heeft met zijn omgeving en de ander altijd pech? De kansberekening geeft aan dat de kans hierop bijna nul is. Hier gaat het om perspectief. Wat verwacht je van anderen, wat heb je nodig, wat geef je zelf en wat krijg je? Als dat met elkaar overeen komt, is het prima en gaat de samenwerking vanzelf. Als dat niet zo is, gaat het de andere kant op. De clou is altijd contact met elkaar en duidelijk afstemmen op elkaars verwachtingen en behoeftes. Sommige mensen doen dat van nature en stimuleren anderen om dat ook te doen. Zo creëren ze hun eigen prettige omgeving.

Dus door met elkaar als teamleden contact te leggen en af te stemmen leg je een bedding voor een goede, plezierige samenwerking. Elk teamlid heeft daar een rol in. Wat je zelf als teamlid kunt doen om jouw samenwerken te bevorderen hebben we eerder in de bijdrage “samenwerken kun je dat leren” beschreven. Nu staan we stil bij het team zelf en wat je met je teamleden kunt doen om een prettige samenwerking tot stand te brengen.

Er is een verschil in communicatie tussen teamleden die elkaar dagelijks zien en teams waar dat niet het geval is. In het ene geval kan, als er iets is, snel geschakeld worden en opnieuw afgestemd door elkaar even op te zoeken. In het andere geval moet er iets anders verzonnen worden. Dit is in de praktijk best lastig voor de onderlinge afstemming. 

Elkaar aan kunnen kijken is anders dan een mailtje of appje!

Er is een levensgroot verschil tussen elkaar in de ogen kijken en afstemmen en even een appje sturen. Een van de uitdagingen van teams in zowel het onderwijs als in de zorg is dat teamleden elkaar vaak maar sporadisch zien. Soms spreken teamleden elkaar enkele weken niet. In de zorg is het zelfs zo dat bepaalde teamleden door de wisselende diensten elkaar bijna nooit zien. 

Via rapportages, logboeken, mailtjes, vluchtige gesprekken op de gang en appjes brengt iedereen elkaar op de hoogte. Ondanks alle goede bedoelingen zien we dat dat toch vaak vragen oproept die als ze niet goed geparkeerd worden leiden tot onduidelijkheden. Wij zien dat het dan zeer belangrijk is hoe dat gebeurt.

Echter ook in het onderwijs werken leden van een team vaak maar sporadisch met elkaar samen. Een goede communicatie is voor het teamgevoel in deze zeer belangrijk. Wanneer dat niet goed gebeurt kan er een invulcultuur ontstaan waar er veel over en weinig met elkaar gepraat wordt. Daarom zijn goede teambijeenkomsten nodig waar het samen en de onderlinge afhankelijkheid elke keer bevestigd worden.

Voorbeeld van gezien en gehoord worden als teamlid. 

Enige tijd geleden hadden we Anne een vriendin op het eten. Ze vertelde dat ze inmiddels, na bijna twintig jaar als casemanager voor een organisatie gewerkt te hebben en twee tussenstappen, eindelijk weer een werkplek had, waar ze vrolijk van werd. Wat was er gebeurd? Twee jaar geleden kreeg ze vage klachten. Als verpleegkundige kon ze die niet verklaren. De opmerking van de huisarts dat het misschien wat te maken had met het werk viel helemaal verkeerd bij haar. Toch zette het haar aan het denken.

Ze merkte dat ze door de vele reorganisaties en de manier waarop dat ging het prettige contact met haar directe collega’s en haar werkplezier kwijtgeraakt was. Na een korte analyse (zie ook ons artikel over zelfreflectie) kwam ze (55+) tot de conclusie om iets vergelijkbaars bij een andere organisatie te zoeken. Belangrijk hierbij was voor haar om weer onderdeel uit te maken van een fijn team waar zaken goed geregeld waren.

Ze solliciteerde en werd aangenomen bij een zorgorganisatie boven de rivieren. Hoewel het werk en de wijze waarop het georganiseerd was helemaal voldeed aan haar wensen, bleek het voor haar helaas toch geen fijne werkplek te zijn. Zoals ze zelf zei. “De kaders waren duidelijk, iedereen wist wat hij moest doen, iedereen was geïnteresseerd en beleefd tegen elkaar maar er werd wat veel te weinig gelachen wat mij betreft.” Ze solliciteerde weer en kwam uiteindelijk terecht bij een vergelijkbare organisatie in een vergelijkbaar team onder de rivieren. Ze is weer helemaal tevreden. De cultuur daar past bij haar. Er wordt hard gewerkt en veel gelachen. Haar klachten zijn over en ze gaat weer met plezier naar het werk. 

Chemie

Dit verhaal leert dat chemie tussen mensen een belangrijke factor is als het gaat over samenwerken. Of dat er is, kun je nauwelijks beïnvloedden. Echter chemie is niet het enige. De randvoorwaarden moeten ook kloppen. Sterker nog, vaak ontstaat een klik als de randvoorwaarden in orde zijn. Dan kan iets groeien. We geven tips over welke randvoorwaarden je als team kunt creëren om ervoor te zorgen dat een prettige samenwerking überhaupt mogelijk is.

Uit diverse onderzoeken blijkt dat als het om teamontwikkeling of communicatietrainingen gaat er 80% van de tijd aandacht wordt besteed aan de ‘harde kant van de zaak’ (visie/ missie/ taken/ rollen/ procedures en afspraken). De andere 20% van de tijd wordt besteed aan de ‘zachte kant’ (wie zijn we en wat vinden we van elkaar, hoe zien de onderlinge verhoudingen en relaties eruit en welke gevoelens krijgen aandacht?). Echter de praktijk wijst uit dat dat niet de meest logische verdeling is.

Zachte kant bepaald het succes van samenwerken

Uit dezelfde onderzoeken blijkt dat de ‘zachte kant’ voor 80% het succes van samenwerken in een team bepaalt! De reden dat de aandacht zich voornamelijk richt op die ‘harde kant’ is dat deze veel gemakkelijker te bespreken is in een team dan de ‘zachte kant’. Dit komt dat het wat afstandelijker is, minder over de persoon zelf gaat en daardoor veiliger aanvoelt. Hierdoor is het eenvoudiger om die op orde te krijgen. Echter alleen met de ‘harde kant’ kom je er niet als het gaat om teamontwikkeling.

We maken regelmatig teams mee waar alles van de ‘harde kant’ op orde is. Een mooie beleidsnota met een heldere missie/visie, procedures etc. en toch gaat het niet goed. De interne verhoudingen staan op scherp, veel mensen voelen zich niet veilig, verdoezelden fouten, spreken elkaar niet aan en over onderlinge strubbelingen praat men niet. Sterker nog als iemand iets vertelt dat haar raakt wordt dat als onplezierig ervaren. Werk is werk en privé is privé. Zelfs elkaar complimenten geven is niet veilig.

In een team dat we mochten begeleiden bij hun teamontwikkeling voelde iedereen haarfijn aan dat het over elkaar aanspreken moest gaan. Echter niemand dorst dat te uiten. Toch hebben we dat in onze communicatietrainingen door een veilige omgeving te creëren bespreekbaar kunnen maken. Toen kwam er leven in de brouwerij. De teamleden bespraken met elkaar zaken die al jaren een bron van ergernis waren, maar deelden ook goede positieve ideeën met elkaar. Zo ontstond er weer ruimte. In onze ogen is dat altijd de eerste invalshoek als het gaat om teamontwikkeling, samenwerken in een team. De ‘harde kant’ moet wel goed georganiseerd zijn maar is slechts ondersteunend.

Het kenmerkende van een team is de wederzijdse afhankelijkheid. Iedereen  beïnvloedt elkaars werk/gedrag. Daarnaast vindt ieder teamlid dat hij deel uitmaakt van het team. Om succesvol te kunnen samenwerken is er steeds een optimale afstemming tussen de kwaliteiten en belangen van ieder afzonderlijk en die een collega of het team in zijn geheel. Met name die afstemming is zeer belangrijk.

Waar moet je op letten als het gaat om succesvol samenwerken?

Er moet ruimte zijn voor diversiteit. Dat betekent dat ieder teamlid zichzelf kan zijn. Dat is oké. De teamleden kennen elkaar, weten elkaars sterke en zwakke punten en accepteren dat. Sterker nog als het nodig is, doen ze een beroep op elkaars sterke punten. En vullen als het nodig is op een natuurlijke wijze gaten die vallen als iemand ergens niet zo goed in is. Uit onderzoek blijkt dat hoe diverser een team is en hoe meer de teamleden gebruik maken van elkaars mogelijkheden hoe succesvoller het team op langere termijn is.

De cultuur van het team en de daar uit vloeiende gedragsregels en omgangsvormen zijn primair gericht op samenwerken, op het belang van het team (met ruimte voor de individuen) en duidelijk voor iedereen. Sterker als de teamleden iets doen voor een ander lid van het team, moet het zo voelen dat ze het ook voor zichzelf doen.

Wat is teamontwikkeling? 

De vraag wat teamontwikkeling nu precies is, is best lastig te beantwoorden. In onze ogen is teamontwikkeling een continu proces. Het is veel meer dan een keer in een jaar met elkaar de hei op en dan de vorderingen doorpraten en goede afspraken maken. Dat is zeker een belangrijk onderdeel maar teamontwikkeling gebeurt eigenlijk op de werkvloer. Het is dagelijks kijken wat er afkomt op je team, dit met elkaar afstemmen en kijken wat er mogelijk is. Wetende dat zowel de omgeving maar ook de mogelijkheden van de teamleden niet altijd hetzelfde zijn. Dit steeds afstemmen is feitelijk teamvorming. Niet meer en niet minder.

De crux is dat er altijd een balans moet zijn tussen jezelf kunnen zijn en de bereidheid om jezelf te willen ‘verliezen’ in het team. Dit laatste kan alleen als er tegenover dat ‘verliezen’ iets concreets positiefs tegenover staat. Het zichzelf verliezen moet de teamleden in de persoonlijke sfeer op de een of andere wijze ook altijd wat opleveren. Dat kan een fijn saamhorigheidsgevoel, vriendschap, elkaar zien en aandacht geven en veiligheid zijn. Dat kan voor iedereen wat anders zijn. Als leden van het team het idee hebben dat er geen balans meer is tussen geven en ontvangen zullen ze na verloop van tijd geen energie meer steken in de samenwerking.

Om tot een sterk team te komen is het belangrijk dat je als team vanuit een positieve invalshoek kijkt naar de toekomst. Onze ervaring bij teamontwikkeling is dat je hierdoor als team op een natuurlijke positieve wijze een gezamenlijke toekomst creëert mét draagvlak. Onze methode is dat we met het team samen aan de slag gaan met de ‘harde kant’.

Door dit te doen krijgen we tegelijkertijd zicht op de ‘zachte kant’ van het team. Hoe gaan ze met elkaar om, hoe spreken ze elkaar, hoe nemen ze gemeenschappelijk besluiten, etc.. Zo vangen we twee vliegen in een klap. Er is dan tegelijkertijd ruime aandacht voor hoe er met elkaar wordt omgegaan en dit bespreken we. Voor het succes van dergelijke trajecten is het belangrijk dat iedereen in de organisatie de kans krijgt om zijn zegje te doen en zich hierdoor verbindt met het uiteindelijke resultaat.

• Als het gaat om teamontwikkeling maar ook bij onze teamtrainingen stellen we minimaal onderstaande kernpunten aan de orde. Belangrijk is dat ieder punt de aandacht krijgt, die het verdient. Soms is het punt reeds afgetikt door het team. Dan benoemen we het en proberen het te borgen. Soms moet je bij een punt langer stil staan. Vaak wordt dat pas duidelijk in de training en dan passen we als het nodig is het programma aan.
• Als al deze kernpunten goed opgepakt worden, ontstaat er een gedragen organisatiecultuur waar samenwerken plezierig en vanzelfsprekend is. Belangrijk is wel dat de organisatie weet wat het wil als het gaat om samenwerken en dat er tijd en aandacht is om dat gezamenlijk als organisatie te ontwikkelen. Twee keer per jaar een halve dag een communicatietraining zonder dat er een goed vervolg aan zit, is jammer van de inspanning.

Kernpunten:

• Maak het veilig voor iedereen. Praat over wat ieder nodig heeft om de anderen te vertrouwen. Zorg dat er voldoende vertrouwen in elkaar is en maak afspraken als team wat je doet om dat vertrouwen op peil te houden. Maak duidelijke basisafspraken over hoe je elkaar aanspreekt en ga daarbij uit van respect en positiviteit. Het gaat om het leerproces van het team en niet wie wanneer wat heeft gedaan.
• Zorg ervoor dat de hele groep erbij betrokken is, vanaf alle niveaus. Maak duidelijk dat dit een POSITIEF proces is en negativiteit zal niet worden getolereerd. Maak het iedereen van tevoren duidelijk dat de focus en discussies gericht zijn op het opbouwen van sterke punten en positieve ervaringen uit het verleden. Kijk wat er nog meer kan worden gedaan om dit verder te verbeteren.
• Leg in de contacten met elkaar de focus op sterke punten en wat al werkt in plaats van de oude probleemoplossende aanpak. Uitpraten van oud zeer roept alleen maar nog meer oud zeer op! 
• Ga met elkaar het gesprek aan. Praat met elkaar over de toekomst en over de mogelijkheden die deze brengt. Praat ook over positieve ervaringen uit het verleden. Waar ben je als team trots op, wat maakt het team een fijn team, etc. en bedenk tevens wat je kunt doen om dat meer te hebben.
• Werk met beelden. Laat elke medewerker voor zichzelf een beeld maken van hoe hij zou willen dat zijn ideale samenwerking eruit zou kunnen zien. Deel vervolgens die beelden met elkaar en haal daar sleutelbegrippen , patronen, waarden en ideeën uit. Maak vervolgens gezamenlijk een grote afbeelding.
• Bedenk vervolgens gezamenlijk hoe je die samenwerking kunt creëren.

Bovendien:

• Is het een gezamenlijk leerproces waar iedereen zich vrij en uitgenodigd moet voelen om zijn bijdrage te leveren. Creëer een leuke leerervaring door de participatie en inbreng van elke persoon te stimuleren. Zie wat er voortgezet, gestart en gestopt moet worden in de organisatie om dat te bereiken.
• Markeer wat er gedaan is. Maak ter herinnering tegeltjes met de kernwoorden van wat er gestopt, gestart en voortgezet moet worden en hang die op een plaats waar iedereen regelmatig komt.
• Ga aan de slag en evalueer regelmatig de vorderingen. Met name dit punt is erg belangrijk. Zorg dat het op de agenda blijft door er regelmatig met elkaar over te praten, bij te sturen wanneer noodzakelijk en ook door gezamenlijk de successen die er zijn te vieren.
• Hou het eindbeeld helder en blijf er met elkaar over praten. Veel van dergelijke trajecten bereiken niet hun doel omdat er na afloop van de laatste bijeenkomst gewoon weer overgegaan wordt tot de orde van de dag. De energie gaat er dan uit. Vooral vlak na de laatste bijeenkomst is het belangrijk dat de afspraken en acties daadwerkelijk uitgevoerd worden én in het reguliere patroon ingebouwd worden. Door regelmatig activiteiten voor teamontwikkeling in te bouwen, creëer je een cultuurverschuiving van een negatieve naar een positievere omgeving. Dit brengt meer beschikbare energie in de teams en creëert een effectievere, aantrekkelijkere en aantrekkelijkere organisatiecultuur.

Voorbeeld teamontwikkeling

Een team van een zorgorganisatie wilde ook aan teamontwikkeling doen. In eerste instantie leek alles op een afdeling alles goed te lopen. Zowel de cliënten als de medewerkers waren tevreden. Toch was er een punt dat wat raar overkwam en dat was dat er veel verloop op die afdeling was. Nadere analyse gaf aan dat het qua zwaarte van het werk een normale afdeling was waar niet echt iets bijzonders aan de hand leek te zijn. Verder was er niet echt iets om de vinger op te leggen.

Toen we met de teamontwikkeling startte kwam meteen veiligheid ter sprake en toen barstte de bom. Wat bleek, een van de mantelzorgers bleek een waar schrikbewind te voeren. Hij was dagelijks elke avond enkele uren aanwezig en bemoeide zich met van alles. Daarnaast had hij overal commentaar op en als hem iets niet aan stond dan bedreigde hij de medewerkers en zei minder aardige zaken tegen hen. Ook bekeek hij de medewerkers op social media en maakte toespelingen als: “Ik weet wel waar je woont.” of “Ik weet wat je gisteren gedaan hebt.” De medewerkers vonden dit bedreigend en wisten niet wat ze er mee aan moesten. Er werd wel eens iets geopperd maar daar werd niet op doorgepakt. Kortom ze voelden zich niet gesteund door de organisatie en elkaar. 

Het gevolg was dat ieder  daar op zijn eigen wijze mee om ging. De een werd bangig en ging hem uit de weg. De ander liet de opmerkingen van zich af glijden. Behoudens de teamleider die ook wel eens dienst had sprak niemand de betreffende persoon direct aan. Toen we dit bespreekbaar maakten, bleek dat deze situatie voor de  medewerkers hun werkplezier vergalde. Voor sommigen was het zelfs reden om naar ander werk te kijken.

Voor dit team was het belangrijk dat ze als team een lijn trokken en duidelijk maakten wat ze wel en niet tolereerde. Het trekken van die lijn was best moeilijk omdat niet ieder teamlid evenveel last had van de betreffende mantelzorger. Voor de een was het niet echt een probleem als er werd gescholden “Het ene oor in, het andere uit.”). Terwijl de ander daar van wakker lag. In zo’n situatie gaat het om samen, solidariteit en duidelijkheid naar de buitenwereld. 

Daarom is het noodzakelijk om gemeenschappelijke grenzen te stellen die voor ieder teamlid duidelijk en te hanteren zijn. Dit hebben we bij de teamontwikkeling met elkaar besproken. Ieder gaf aan wat wel of niet kon volgens haar. Vervolgens is vastgelegd wat wel en niet te tolereren als team.  Belangrijk hierbij is dan wel dat ieder teamlid zich daar dan ook aan houdt. Niet uit laten schelden door een cliënt is niet uit laten schelden! Ook al heb je daar als individu nauwelijks last van dan wordt toch wel van je verwacht dat je optreedt als dat gebeurt in het belang van het team. 

Het team is closer geworden. Het met elkaar bespreken wat er speelde en wat het met hen deed, gaf letterlijk lucht. Ook weten dat je niet de enige bent die daar last van heeft, was voor menig teamlid heel belangrijk. Er ontstond weer een samen. Het team voelt zich nu beter opgewassen tegen de betreffende mantelzorger. Daarnaast heeft de organisatie dit ook opgepakt en zijn er gesprekken gevoerd met die mantelzorger. Nu is voor iedereen duidelijk wat wel en niet. Fijn te zien is dat het team door de teamontwikkeling sterker staat en dat het werkplezier langzamerhand weer terug komt. De uitdaging voor dit team is om consequent te blijven als het gaat om het hanteren van de regels. 

Focus op teamontwikkeling

Elk team is anders. Om de focus te krijgen op hetgene waar het om moet gaan, starten we onze teamtrainingen altijd met een gedegen intake. Daarmee krijgen we helder wat nu precies de vraag van het team is en waar de teamontwikkeling over moet gaan. Dit doen we aan de hand van een door onszelf ontwikkelde ‘quickscan’ waar we met diverse sleutelfiguren van het team contact hebben. Op grond van hun input kijken we dan of en zo ja wat we voor het team kunnen betekenen. Onze intake is gedeeltelijk gebaseerd op het hierboven beschreven model van Tuckman. In elke fase heeft het team een andere behoefte aan ondersteuning. Dit geldt zowel voor de rol van de  teamleider maar ook voor de teamontwikkeling.

Bij teamontwikkeling gaat het zowel om de harde als de zachte kant. Welke ‘harde’ zaken en welke zachte zaken moeten minimaal op orde zijn, wil het samenwerken een succes zijn. Het onderscheid hard en zacht helpt om er anders naar te kijken maar in de praktijk zal je zien dat de meeste dingen zowel een hard als een zacht aspect hebben. Kijk eens rond in je team, kijk wat er nog niet/ of niet meer is en ga met teamontwikkeling aan de slag. Realiseer je ook dat je dit regelmatig moet checken. Soms verandert er iets of gaat er iemand weg en dan klopt de eerder gemaakte afstemming opeens niet meer.

Harde kant op orde maken – tips:

• Zorg dat er een gemeenschappelijk doel is dat bekend is bij iedereen en ook door hen gedragen wordt. Het WHY van de organisatie. Zonder een gemeenschappelijk doel zullen medewerkers geneigd zijn om hun eigen doelen te bepalen en na te streven in plaats van zich te concentreren op wat ze met elkaar kunnen bereiken.
• Beschrijf duidelijke rollen voor elk lid van het team zodat iedereen weet wat er van hem verwacht wordt. Vergeet daar niet bij te benadrukken dat een rol een richtlijn en hulpmiddel is en niet betekent dat dit het enige is dat een werknemer moet doen.
• Evalueer regelmatig of de rollen nog passen bij wat er van het team gevraagd wordt.
• Wijs verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken toe op basis van vaardigheden, interesses en de behoeften van de teamleden. Maak niet de fout die een conrector van een school maakte door de paasviering toe te wijzen aan iemand die helemaal niets had met Pasen. Niemand werd daar uiteindelijk vrolijk van.
• Zorg ervoor dat elk teamlid op de hoogte is van zijn of haar aandeel in de organisatie. Iedereen moet in staat zijn om zich te identificeren met het doel van de organisatie.
• Zorg voor een goede begeleiding van nieuwe mensen door directe collega’s. Breng ze onmiddellijk op de hoogte van het beleid, de procedures, de verwachtingen en de doelen. Dit zal verantwoordelijkheid en samenwerking van de bestaande en nieuwe teamleden stimuleren.

Hier gaat het over het samen gevoel en gezien en gehoord worden. Dat kan zomaar omslaan wanneer een collega weg gaat die mensen aanmoedigde en veel voor de onderlinge verhoudingen en de sfeer betekende. Die is niet zo maar te vervangen en heeft vaak meer effect dan men in eerste instantie denkt. Het komt regelmatig voor dat succesvolle zelfsturende teams dor het wegvallen van een sleutelfiguur opeens problematische teams worden. Dat ligt er veelal aan dat de smeerolie van de achte kant opeens niet meer aanwezig is.

Zachte kant op orde maken –  tips:

• Betrek de teamleden bij het stellen van doelen en het in kaart brengen van strategieën om die doelen te bereiken. Medewerkers voelen zich echt een deel van het team als zij een actieve rol spelen bij waar hun organisatie voor staat en waar deze naar toe gaat.
• Moedig coaching aan en ondersteun dit professioneel door ze hiervoor bijvoorbeeld een training coachen van collega’s te laten volgen. Medewerkers moeten zich comfortabel voelen en op hun collega’s kunnen steunen voor hulp wanneer dat nodig is. Dat is goed voor de onderlinge banden en voegt meerwaarde toe aan het werk.
• Sta stil bij successen en geef mensen die het betreft de aandacht die ze verdienen. Een publiekelijk schouderklopje en een welgemeend dank je van een teamleider is veel meer waard dan een extra bonus op de loonstrook. Mensen vinden het fijn als anderen, maar zeker ook de leiding, hun prestaties zien en dat deze als ze bijzonder zijn ook benoemen.
• Zorg voor een open deurbeleid en daarmee voor open communicatie. Het is de taak van de leidinggevenden om hun teamleden aan te moedigen om eventuele problemen, klachten of ideeën naar voren te brengen.
• Zorg voor een goede communicatie zodat iedereen die ergens van op de hoogte moet zijn dat ook is en geef iedereen de gelegenheid om zijn ideeën naar voren te brengen. Doe dat gedoseerd en val niet in de cc-tjes-val door alles maar via de mail naar iedereen door te sturen. Als je dat doet leest niemand het meer.